Adjoint.e principal.e et responsable des opérations du bureau exécutif

À propos de Mila

Mila – l’Institut québécois d’intelligence artificielle – rassemble des chercheurs spécialisés en intelligence artificielle et plus précisément en apprentissage automatique, apprentissage profond et apprentissage par renforcement. Reconnu mondialement pour ses importantes contributions au domaine de l’apprentissage profond, Mila s’est particulièrement distingué dans la modélisation du langage, la traduction automatique, la reconnaissance d’objets et les modèles génératifs. Depuis 2017, Mila est le fruit d’une collaboration entre l’Université de Montréal et l’Université McGill, en lien étroit avec Polytechnique Montréal et HEC Montréal.

Mila s’est donné pour mission d’être un pôle mondial d’avancées scientifiques qui inspire l’innovation et l’essor de l’intelligence artificielle (IA) au bénéfice de tous. Pour en connaitre davantage, veuillez consulter https://mila.quebec/

Votre rôle et vos responsabilités

Vous aspirez à jouer un rôle concret pour garantir que le développement de l’IA continue de se réaliser pour le bénéfice de l’humanité? Vous possédez de l’expérience en gestion des opérations administratives et/ou dans un contexte à haute intensité? Mila est à la recherche d’un·e Adjoint·e principal·e et responsable des opérations. Sous la supervision du Directeur Bureau exécutif et conseiller stratégique, la personne sélectionnée sera notamment amenée à effectuer les tâches suivantes :

Pour le Bureau exécutif:

• Gérer de manière proactive, le flux d'informations afin de soutenir la prise de décision;
• Gérer, catégoriser et rediriger les messages reçus par le Bureau exécutif;
• Assurer la liaison entre les membres du Bureau exécutif, la Présidente et les parties prenantes internes/externes, en veillant à ce que la communication soit claire et rapide;
• Conseiller sur la gestion des opportunités et priorités;
• Coordonner la logistique pour activités dont le bureau exécutif aura la responsabilité;
• Gérer la préparation et l'obtention de signatures pour divers formulaires, factures, demande de remboursement et documents administratifs, dans le respect des échéanciers;
• Supporter pour les opérations administratives, financières ou matérielles;
• Effectuer toutes autres tâches connexes pour assurer le bon fonctionnement des activités.

Par intérim, pour le soutien à la Présidente:

• Coordonner, planifier et prioriser les rendez-vous et réunions;
• Identifier et résoudre de manière proactive les conflits d'horaire en proposant des solutions adaptées;

• Préparer, soumettre et assurer le suivi rigoureux des rapports de dépenses et des demandes de remboursement;
• Préparer les itinéraires de voyage et anticiper les besoins logistiques;

• Coordination de rencontres et gestion de la logistique avec des invités externes.

Profil recherché

• Cinq (5) années d’expérience pertinente dans la gestion des opérations administratives dans un contexte à haute intensité (politique, domaine des affaires, personnalité publique ou autres) ou expérience équivalente;
• Connaissance de l’écosystème d’IA (un atout);
• Excellentes aptitudes de communication verbale et écrite en français et anglais;
• Capacité à gérer les priorités et à respecter des délais;
• Capacité à traiter les informations sensibles avec discrétion et professionnalisme;
• Aptitude à mener plusieurs tâches simultanément;
• Disponibilité à travailler en dehors des heures de bureau à l’occasion
• Facilité d’adaptation et d’apprentissage dans un contexte de changement en continu;
• Minutie et souci du détail.

De bonnes raisons pour travailler à Mila

• L’occasion de contribuer à une mission unique avec un impact important;
• Un programme d’assurance collective complet (maladie, dentaire, invalidité, vie, assurance voyage et garanties complémentaires);
• Un programme d’aide aux employés et à la famille;
• Un accès à un service de télémédecine;
• Une politique de congés annuels offrant une base de 20 jours de vacances dès l’embauche;
• Un régime d’épargne retraite avec contribution de l’employeur minimale de 4%;
• Une généreuse enveloppe flexible vous permettant de personnaliser vos avantages sociaux en fonction de ce qui contribue à votre bien-être. Vous pouvez sélectionner et combiner les options qui correspondent à vos besoins parmi les crédits style de vie, une assurance bonifiée, des journées de vacances supplémentaires et une contribution enrichie au régime de retraite;
• Un horaire flexible, un horaire d’été et une possibilité de télétravail;
• Un milieu de travail au cœur de la Petite Italie, dans le quartier branché Mile-Ex, à proximité des transports en commun;
• Une équipe d’experts de leur domaine, des gens passionnés et passionnants;
• Une ambiance de travail collaborative et inclusive.

Nous voulons vous connaître

À Mila, la diversité nous tient à cœur. Nous valorisons un environnement de travail équitable, ouvert et respectueux des différences. Nous encourageons toute personne souhaitant œuvrer dans un écosystème en progression continue et stimulée à contribuer à l’application et la définition d’une culture saine et inclusive, à postuler.

Veuillez noter que seules les personnes sélectionnées seront contactées.