Coordonnateur.trice - Soutien aux chercheurs

À propos de Mila

Fondé par le professeur Yoshua Bengio de l’Université de Montréal, Mila rassemble des chercheurs spécialisés en intelligence artificielle et plus précisément en apprentissage automatique, apprentissage profond et apprentissage par renforcement. Reconnu mondialement pour ses importantes contributions au domaine de l’apprentissage profond, Mila s’est particulièrement distingué dans la modélisation du langage, la traduction automatique, la reconnaissance d’objets et les modèles génératifs. Depuis 2017, Mila est le fruit d’une collaboration entre l’Université de Montréal et l’Université McGill, en lien étroit avec Polytechnique Montréal et HEC Montréal.

Mila s’est donné pour mission d’être un pôle mondial d’avancées scientifiques qui inspire l’innovation et l’essor de l’intelligence artificielle (IA) au bénéfice de tous.

Pour en connaitre davantage, veuillez consulter https://mila.quebec/

Description du mandat:

Sous la responsabilité du Directeur, affaires académiques et soutien administratif à la recherche, vous offrez un soutien administratif proactif et autonome à un groupe de chercheurs du Mila. Ce rôle consiste à anticiper les besoins, à prendre des initiatives et à gérer l’administration et la logistique des activités des chercheurs. Vous jouerez un rôle clé dans la fluidité des opérations du laboratoire en surveillant les échéances et en assurant des suivis rigoureux au sein de notre écosystème.

Vous intégrerez un environnement bilingue, dynamique et en constante évolution, à la fine pointe de la recherche en IA. Ce poste est idéal pour une personne qui fait preuve d'agilité et qui s'épanouit dans un milieu au rythme soutenu, offrant de belles perspectives d'apprentissage.

Fonctions et responsabilités:

• Coordination: Assurer la coordination entre les différents acteurs qui interagissent au quotidien avec son groupe de chercheurs (universités, étudiants, collaborateurs externes, partenaires internes, etc.)
• Gestion d'agenda proactive: Gérer de manière proactive et autonome l'ensemble de l'agenda du chercheur, comprendre ses priorités, et résoudre de façon autonome les conflits d'horaire.
• Gestion financière: Prendre en charge le processus de rapport de dépenses en fonction des échéances. Assurer le suivi et la résolution des problèmes liés aux paiements et aux transferts en collaborant si nécessaire avec les autres équipes de Mila. Suivre les règles et processus de paiement du laboratoire et de Mila.
• Correspondance et CV: Anticiper les dates limites de mise à jour du CVC et s’assurer de sa cohérence. Rédiger des lettres avec un certain niveau de complexité pour les chercheurs (ex: lettres pour le CAQ).
• Organisation d'événements: Prendre en charge certains éléments de la planification de divers événements (invitations, logistique, traiteur ou création d'agenda). Assurer la liaison avec les autres équipes de Mila.
• Administration des subventions: Rassembler les informations pour les demandes de subvention. Coordonner la préparation des documents et s’assurer du respect des échéanciers.
• Soutien aux étudiants-chercheurs: Assurer le suivi proactif du progrès des étudiants, de la coordination des dossiers académiques et des étapes clés pour l'ensemble du laboratoire.
• Communication et Liaison: Communiquer efficacement et étroitement avec des partenaires internes et externes. Mettre à jour le site Internet du chercheur. Initier des contacts avec des parties prenantes des différents projets du laboratoire.
• Exécuter diverses tâches de nature administrative pour assurer le bon fonctionnement de l'équipe Soutien administratif à la recherche et ses services offerts aux chercheurs.

• Diplôme universitaire de premier cycle
• Minimum de 5 années d'expérience pertinente
• Minimum de 2 années d’expérience dans un milieu académique ou de recherche.
• Forte capacité d'anticipation, proactivité et autonomie.
• Excellentes compétences en résolution de problèmes et en gestion des priorités.
• Curiosité pour l'intelligence artificielle et intérêt démontré à l'intégrer à vos processus de travail.
• Aptitudes démontrées à favoriser et promouvoir des interactions positives et productives avec des collègues issus de divers horizons.
• Capacité de comprendre et de répondre de manière constructive aux points de vue diversifiés, même sous pression.
• Rigueur, souci du détail et pensée critique.
• Bilinguisme essentiel (français et anglais), tant à l'oral qu'à l'écrit, en raison des interactions avec notre communauté académique et nos partenaires.
• Maîtrise de la plateforme CVC (CV commun canadien).
• Connaissance de la suite Google

• L’occasion de contribuer à une mission unique avec un impact important;
• Un programme d’assurance collective complet (maladie, dentaire, invalidité, vie, assurance voyage et garanties complémentaires);
• Un programme d’aide aux employés et à la famille;
• Un accès à un service de télémédecine;
• Une politique de congés annuels offrant une base de 20 jours de vacances dès l’embauche;
• Un régime d’épargne retraite avec contribution de l’employeur minimale de 4%;
• Une généreuse enveloppe flexible vous permettant de personnaliser vos avantages sociaux en fonction de ce qui contribue à votre bien-être. Vous pouvez sélectionner et combiner les options qui correspondent à vos besoins parmi les crédits style de vie, une assurance bonifiée, des journées de vacances supplémentaires et une contribution enrichie au régime de retraite;
• Un horaire flexible, un horaire d’été et une possibilité de télétravail;
• Un milieu de travail au cœur de la Petite Italie, dans le quartier branché Mile-Ex, à proximité des transports en commun;
• Une équipe d’experts de leur domaine, des gens passionnés et passionnants;
• Une ambiance de travail collaborative et inclusive.

Nous voulons vous connaître

À Mila, la diversité nous tient à cœur. Nous valorisons un environnement de travail équitable, ouvert et respectueux des différences. Nous encourageons toute personne souhaitant œuvrer dans un écosystème en progression continue et stimulée à contribuer à l’application et la définition d’une culture saine et inclusive, à postuler.

Veuillez noter que seules les personnes sélectionnées seront contactées.

https://mila.quebec/fr/protection-de-la-vie-privee

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Coordinator - Support to researchers

About Mila

Founded by Professor Yoshua Bengio of the Université de Montréal, Mila brings together researchers specializing in artificial intelligence, and more specifically in machine learning, deep learning and reinforcement learning. Recognized worldwide for its important contributions to the field of deep learning, Mila has particularly distinguished itself in language modeling, machine translation, object recognition and generative models. Since 2017, Mila has been the fruit of a collaboration between Université de Montréal and McGill University, with close links to Polytechnique Montréal and HEC Montréal.

Mila's mission is to be a global hub of scientific advances that inspires innovation and the rise of artificial intelligence (AI) for the benefit of all. To find out more, please visit https://mila.quebec/ 

Mandate Description:

Reporting to the Director, Academic Affairs and Administrative Research Support, you will provide proactive and autonomous administrative support to a group of Mila researchers. This role involves anticipating needs, taking initiatives, and managing the administration and logistics of the researchers' activities. You will play a key role in the smooth operation of the laboratory by monitoring deadlines and ensuring rigorous follow-ups within our ecosystem.

You will be joining a bilingual, dynamic and constantly evolving environment at the forefront of AI research. This position is ideal for an individual who demonstrates agility and thrives in a fast-paced environment, offering great learning opportunities.

Duties and responsibilities:

• Coordination: Coordinate between the various stakeholders who interact daily with the research group (universities, students, external collaborators, internal partners, etc.).
• Proactive Calendar Management: Proactively and autonomously manage the researcher's entire calendar, understand their priorities, and independently resolve scheduling conflicts.
• Financial Management: Manage the expense reporting process according to deadlines. Track and resolve issues related to payments and transfers, collaborating with other Mila teams as needed. Follow the payment rules and processes of the lab and Mila.
• Correspondence and CV: Anticipate deadlines for updating the CCV (Common Canadian CV) and ensure its consistency. Write letters with a certain level of complexity for researchers (e.g. letters for the CAQ).
• Event Organization: Provide support in planning various events (invitations, logistics, catering, or creating agendas). Liaise with other Mila teams.
• Grant Administration: Gather information for grant applications. Coordinate the preparation of documents and ensure deadlines are met.
• Student-Researcher Support: Proactively track student progress, coordinate academic records, and monitor key milestones for the entire lab.
• Communication and Liaison: Communicate effectively and closely with internal and external partners. Update the researcher's website. Initiate contacts with stakeholders in the laboratory's various projects.
• Perform various administrative tasks to ensure the smooth running of the Administrative Support for Research team and its services to researchers.

Profile required:

• Bachelor's degree.
• Minimum of 5 years of relevant experience.
• Minimum of 2 years of experience in an academic or research environment.
• Strong ability to anticipate needs, proactivity, and autonomy.
• Excellent problem-solving and priority management skills.
• Curiosity about artificial intelligence and a demonstrated interest in integrating it into your work processes.
• Minimum of 2 years of experience in an academic or research environment.
• Ability to understand and respond constructively to diverse points of view, even under pressure.
• Rigorous, detail-oriented, and critical thinker.
• Bilingualism (French and English), both oral and written, is essential due to interactions with our academic community and partners.
• Proficiency with the CVC (Canadian Common CV) platform.
• Knowledge of the Google suite.

Good reasons to work at Mila

• The opportunity to contribute to a unique mission with a major impact;
• A comprehensive group insurance program (health, dental, disability, life, travel and extended benefits);
• An employee and family assistance program;
• Access to a telemedicine service;
• A vacation policy offering a base of 20 days' vacation upon hiring;
• A retirement savings plan with a minimum employer contribution of 4%;
• A generous flexible package allowing you to tailor your benefits to what contributes to your well-being. You can select and combine options to suit your needs, including lifestyle credits, enhanced insurance, extra vacation days and enriched pension contributions;
• Flexible working hours, a summer schedule and the possibility of telecommuting;
• A work environment in the heart of Little Italy, in the trendy Mile-Ex district, close to public transportation;
• A team of passionate experts in their field;
• A collaborative and inclusive work environment.

We want to know you

At Mila, diversity is important to us. We value a work environment that is fair, open and respectful of differences. We encourage anyone who wants to work in an ecosystem that is constantly evolving and stimulated to contribute to the application and definition of a healthy and inclusive culture, to apply.

Please note that only selected candidates will be contacted.

https://mila.quebec/fr/protection-de-la-vie-privee