Responsable de laboratoire / Lab Lead

À propos de Mila

Fondé par le professeur Yoshua Bengio de l’Université de Montréal, Mila rassemble des chercheurs spécialisés en intelligence artificielle et plus précisément en apprentissage automatique, apprentissage profond et apprentissage par renforcement. Reconnu mondialement pour ses importantes contributions au domaine de l’apprentissage profond, Mila s’est particulièrement distingué dans la modélisation du langage, la traduction automatique, la reconnaissance d’objets et les modèles génératifs. Depuis 2017, Mila est le fruit d’une collaboration entre l’Université de Montréal et l’Université McGill, en lien étroit avec Polytechnique Montréal et HEC Montréal.

Mila s’est donné pour mission d’être un pôle mondial d’avancées scientifiques qui inspire l’innovation et l’essor de l’intelligence artificielle (IA) au bénéfice de tous.

Pour en connaitre davantage, veuillez consulter https://mila.quebec/

Description du mandat:

Sous la responsabilité du Directeur, affaires académiques et soutien administratif à la recherche, vous agissez comme un véritable partenaire stratégique et le bras droit administratif d'un petit groupe de professeurs du Mila. Ce rôle est axé sur la gestion complète des opérations du laboratoire. Vous êtes une force de proposition : vous anticipez les besoins, prenez des initiatives, proposez des améliorations et assurez un suivi indépendant. Votre connaissance approfondie des processus universitaires et de Mila fait de vous une personne-ressource clé.

Vous intégrerez un environnement dynamique et en constante évolution, à la fine pointe de la recherche en IA. Ce poste est idéal pour une personne qui fait preuve d'agilité et qui s'épanouit dans un milieu au rythme soutenu, offrant de belles perspectives d’apprentissage.

Fonctions et responsabilités:

• Amélioration des opérations: Agir comme une personne-ressource pour les collègues plus junior grâce à votre compréhension profonde des processus des universités et de Mila. Proposer, rédiger et mettre en œuvre des procédures administratives ou un manuel de laboratoire complet pour optimiser les opérations des laboratoires que vous supportez.
• Communication et Liaison: Assumer la responsabilité des communications avec des parties internes et externes au nom du chercheur. Filtrer, prioriser ou catégoriser les courriels et agir de manière indépendante. Mettre à jour le site Internet du chercheur.
• Gestion financière: Offrir une vue d'ensemble des financements multi-institutionnels et recommander des approches pour optimiser les finances du laboratoire. Préparer des rapports financiers (budgétisation, prévisions, suivis des dépenses) pour aider les chercheurs dans la gestion de leurs fonds. Assurer le suivi et la résolution des problèmes liés aux paiements et aux transferts en collaborant si nécessaire avec les autres équipes de Mila. Prendre en charge le processus de rapport de dépenses en fonction des échéances.
• Administration des subventions: Fournir un soutien technique de haut niveau (structuration, compilation d'informations, formatage LaTeX). Rédiger des sections définies des demandes de subvention et s’assurer du respect des échéanciers en collaboration avec d’autres équipes internes.
• Soutien-conseil aux étudiants-chercheurs: Assurer le suivi proactif du progrès des étudiants, de la coordination des dossiers académiques et des étapes clés pour l'ensemble du laboratoire. Participer au tri ou à l'évaluation des candidatures étudiantes. Offrir du soutien aux étudiants, en complémentarité et collaboration avec l’équipe d’Affaires académiques et les partenaires universitaires. 
• Coordination: Assurer une coordination efficace entre les différents acteurs qui interagissent au quotidien avec son groupe de chercheurs (universités, étudiants, collaborateurs externes, partenaires internes, etc.)
• Correspondance et CV: Anticiper les dates limites de mise à jour du CVC et s’assurer de sa cohérence. Compiler, réviser et préparer des versions finales de documents complexes prêtes à être soumises.
• Gestion d'agenda proactive: Gérer de manière proactive et autonome l'ensemble de l'agenda du chercheur, comprendre ses priorités, et résoudre de façon autonome les conflits d'horaire.
• Organisation d'événements: Assumer la responsabilité complète de la planification d'événements (retraites, ateliers) allant de la logistique au budget.
• Exécuter diverses tâches de nature administrative pour assurer le bon fonctionnement de l'équipe Soutien administratif à la recherche et ses services offerts aux chercheurs.

• Diplôme universitaire de premier cycle, deuxième cycle un atout.
• Plus de 7 années d'expérience dans un rôle similaire, avec une expérience significative en milieu universitaire ou de recherche.
• Vision stratégique, proactivité exceptionnelle et leadership.
• Capacité d'établir et bâtir des relations positives et productives avec des collègues issus de divers horizons.
• Capacité de comprendre et de répondre de manière constructive aux points de vue diversifiés, même sous pression.
• Excellentes compétences en gestion de projet et en résolution de problèmes complexes.
• Capacité à travailler avec une grande autonomie et à être une force de proposition.
• Jugement impeccable et excellentes habiletés interpersonnelles.
• Curiosité pour l'intelligence artificielle et intérêt démontré à l'intégrer à vos processus de travail.
• Bilinguisme essentiel (français et anglais), tant à l'oral qu'à l'écrit, en raison des interactions avec notre communauté académique et nos partenaires.
• Connaissance de la suite Google.
• Connaissance approfondie des processus universitaires, des cycles de financement et des agences de subvention. Connaissance de LaTeX et de CVC.

• L’occasion de contribuer à une mission unique avec un impact important;
• Un programme d’assurance collective complet (maladie, dentaire, invalidité, vie, assurance voyage et garanties complémentaires);
• Un programme d’aide aux employés et à la famille;
• Un accès à un service de télémédecine;
• Une politique de congés annuels offrant une base de 20 jours de vacances dès l’embauche;
• Un régime d’épargne retraite avec contribution de l’employeur minimale de 4%;
• Une généreuse enveloppe flexible vous permettant de personnaliser vos avantages sociaux en fonction de ce qui contribue à votre bien-être. Vous pouvez sélectionner et combiner les options qui correspondent à vos besoins parmi les crédits style de vie, une assurance bonifiée, des journées de vacances supplémentaires et une contribution enrichie au régime de retraite;
• Un horaire flexible, un horaire d’été et une possibilité de télétravail;
• Un milieu de travail au cœur de la Petite Italie, dans le quartier branché Mile-Ex, à proximité des transports en commun;
• Une équipe d’experts de leur domaine, des gens passionnés et passionnants;
• Une ambiance de travail collaborative et inclusive.

Nous voulons vous connaître

À Mila, la diversité nous tient à cœur. Nous valorisons un environnement de travail équitable, ouvert et respectueux des différences. Nous encourageons toute personne souhaitant œuvrer dans un écosystème en progression continue et stimulée à contribuer à l’application et la définition d’une culture saine et inclusive, à postuler.

Veuillez noter que seules les personnes sélectionnées seront contactées.

https://mila.quebec/fr/protection-de-la-vie-privee

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About Mila

Founded by Professor Yoshua Bengio of the Université de Montréal, Mila brings together researchers specializing in artificial intelligence, and more specifically in machine learning, deep learning and reinforcement learning. Recognized worldwide for its important contributions to the field of deep learning, Mila has particularly distinguished itself in language modeling, machine translation, object recognition and generative models. Since 2017, Mila has been the fruit of a collaboration between Université de Montréal and McGill University, with close links to Polytechnique Montréal and HEC Montréal.

Mila's mission is to be a global hub of scientific advances that inspires innovation and the rise of artificial intelligence (AI) for the benefit of all. To find out more, please visit https://mila.quebec/ 

Mandate Description:

Reporting to the Director, Academic Affairs and Administrative Research Support, you will act as a true strategic partner and the administrative right-hand to a group of Mila researchers. This role is focused on the complete operational management of the laboratory operations. You are expected to be proactive: you will anticipate needs, take initiative, propose improvements, and ensure independent follow-up. Your in-depth knowledge of university and Mila processes makes you a key resource person.

You will be joining a dynamic and constantly evolving environment at the forefront of AI research. This position is ideal for an individual who demonstrates agility and thrives in a fast-paced setting, offering great learning opportunities.

Duties and responsibilities:

• Operational improvement: Serve as a resource person for junior colleagues thanks to your in-depth understanding of university and Mila processes. Propose, draft, and implement administrative procedures or a comprehensive lab manual to optimize the operations of the labs you support.
• Communication and Liaison: Take responsibility for communications with internal and external parties on behalf of the researcher. Filter, prioritize, or categorize emails and act independently. Update the researcher's website.
• Financial management: Provide an overview of multi-institutional funding and recommend approaches to optimize laboratory finances. Prepare financial reports (budgeting, forecasting, expense tracking) to help researchers manage their funds. Follow up on and resolve issues related to payments and transfers, collaborating with other Mila teams as needed. Handle the expense reporting process according to deadlines.
• Grant administration: Provide high-level technical support (structuring, compiling information, LaTeX formatting). Draft specific sections of grant applications and ensure deadlines are met in collaboration with other internal teams.
• Support and advice for student researchers: Proactively monitor student progress, coordinate academic records, and track key milestones for the entire laboratory. Participate in sorting or evaluating student applications. Provide support to students, working in collaboration with the Academic Affairs team and university partners. 
• Coordination: Ensure effective coordination between the various stakeholders who interact with your research group on a daily basis (universities, students, external collaborators, internal partners, etc.).
• Correspondence and CV: Anticipate deadlines for updating the CV and ensure its consistency. Compile, review, and prepare final versions of complex documents ready for submission.
• Proactive schedule management: Proactively and independently manage the researcher's entire schedule, understand their priorities, and independently resolve scheduling conflicts.
• Event planning: Manage events planning (retreats, workshops) from logistics to budgeting.
• Perform various administrative tasks to ensure the smooth running of the Administrative Support for Research team and its services to researchers.

Profile required:

• Bachelor's degree, master's degree an asset.
• More than 7 years of experience in a similar role, with significant experience in academia or research.
• Strategic vision, exceptional proactivity, and leadership.
• Ability to establish and build positive and productive relationships with colleagues from diverse backgrounds.
• Ability to understand and respond constructively to diverse points of view, even under pressure.
• Excellent project management and complex problem-solving skills.
• Ability to work with a high degree of autonomy and be a source of new ideas.
• Impeccable judgment and excellent interpersonal skills.
• Curiosity about artificial intelligence and a demonstrated interest in integrating it into your work processes.
• Bilingualism (French and English), both spoken and written, is essential due to interactions with our academic community and partners.
• Knowledge of Google Suite.
• In-depth knowledge of university processes, funding cycles, and grant agencies. Knowledge of LaTeX and CVC.

Good reasons to work at Mila

• The opportunity to contribute to a unique mission with a major impact;
• A comprehensive group insurance program (health, dental, disability, life, travel and extended benefits);
• An employee and family assistance program;
• Access to a telemedicine service;
• A vacation policy offering a base of 20 days' vacation upon hiring;
• A retirement savings plan with a minimum employer contribution of 4%;
• A generous flexible package allowing you to tailor your benefits to what contributes to your well-being. You can select and combine options to suit your needs, including lifestyle credits, enhanced insurance, extra vacation days and enriched pension contributions;
• Flexible working hours, a summer schedule and the possibility of telecommuting;
• A work environment in the heart of Little Italy, in the trendy Mile-Ex district, close to public transportation;
• A team of passionate experts in their field;
• A collaborative and inclusive work environment.

We want to know you

At Mila, diversity is important to us. We value a work environment that is fair, open and respectful of differences. We encourage anyone who wants to work in an ecosystem that is constantly evolving and stimulated to contribute to the application and definition of a healthy and inclusive culture, to apply.

Please note that only selected candidates will be contacted.

https://mila.quebec/fr/protection-de-la-vie-privee