Technicien.ne aux affaires académiques (Temporaire 3 mois)

À PROPOS DE MILA

Fondé par le professeur Yoshua Bengio de l’Université de Montréal, Mila rassemble des chercheurs spécialisés en intelligence artificielle et plus précisément en apprentissage automatique, apprentissage profond et apprentissage par renforcement. Reconnu mondialement pour ses importantes contributions au domaine de l’apprentissage profond, Mila s’est particulièrement distingué dans la modélisation du langage, la traduction automatique, la reconnaissance d’objets et les modèles génératifs. Depuis 2017, Mila est le fruit d’une collaboration entre l’Université de Montréal et l’Université McGill, en lien étroit avec Polytechnique Montréal et HEC Montréal.

Mila s’est donné pour mission d’être un pôle mondial d’avancées scientifiques qui inspire l’innovation et l’essor de l’intelligence artificielle (IA) au bénéfice de tous.

Pour en connaitre davantage, veuillez consulter https://mila.quebec/ 

SOMMAIRE DU POSTE

Sous le leadership de la Cheffe d’équipe, Affaires académiques, vous assurez la gestion courante des dossiers administratifs des étudiants en conformité avec les directives et les procédures en vigueur. Vos fonctions vous amèneront à jouer un rôle clé auprès des étudiants tout au long de leur parcours académique à Mila, en plus de collaborer avec le personnel administratif de Mila. 

Vous serez amené·e à interagir à l’oral et à l’écrit avec une communauté bilingue (anglais/français) composée de personnes aux profils variés (professeurs, étudiants, chercheurs des secteurs académiques et industriels) dans un milieu stimulant et en constante évolution. Vous devez donc avoir l’esprit ouvert à la nouveauté et aimer les journées bien remplies. C’est une occasion en or de faire partie d’une équipe grandissante offrant d’excellentes opportunités à qui sait se démarquer!

Fonctions et responsabilités 

• Soutenir l’équipe des affaires académiques dans des opérations de validation, de suivi et de saisie d’informations dans le portail MonMila, un outil de gestion interne des dossiers étudiants (vérification des informations, suivi et approbation des demandes d’intégration et des demandes de changements administratifs); 
• Offrir un soutien technique en répondant aux questions générales de la communauté académique,  et offrir du soutien technique aux utilisateurs du portail MonMila (gestion du portail et des requêtes techniques de la plateforme); 
• Rédiger, réviser et mettre à jour divers documents (procédures, documentation pour les étudiants, documentation académique et institutionnelle, présentations Powerpoint, etc.); 
• Assurer le soutien logistique lié à l’organisation d’événements de recrutement (gestion des budgets et des commandes de traiteurs, aide générale à la logistique, soutien aux évènements externes);  
• Soutenir l’équipe des affaires académiques dans l’exécution de tâches administratives variées.

• Diplôme d’études collégiales en bureautique, administration ou dans une discipline connexe;
• Minimum de deux (2) années d’expérience pertinente;
• Bilinguisme tant à l’oral qu’à l’écrit (français-anglais);
• Jugement et sens critique dans la manipulation de données confidentielles;
• Expérience établie dans la gestion des priorités et la gestion multi-tâches;
• Bonne capacité à travailler en équipe et dans un environnement en constante évolution; 
• Aptitudes de rédaction et bonne capacité de synthèse;
• Esprit méthodique et bon sens de l’organisation;
• Capacité de travailler sur différents dossiers simultanément;
• Capacité à gérer son stress lors d’urgence ou d’imprévus;
• Connaissance du milieu académique - un atout important; 
• Bonne maîtrise de la suite Google.

• L’occasion de contribuer à une mission unique avec un impact important;
• Un horaire flexible et une possibilité de télétravail;
• Un milieu de travail au cœur de la Petite Italie, dans le quartier branché Mile-Ex, à proximité des transports en commun;
• Une équipe d’experts de leur domaine, des gens passionnés et passionnants;
• Une ambiance de travail collaborative et inclusive.

Nous voulons vous connaître

À Mila, la diversité nous tient à cœur. Nous valorisons un environnement de travail équitable, ouvert et respectueux des différences. Nous encourageons toute personne souhaitant œuvrer dans un écosystème en progression continue et stimulée à contribuer à l’application et la définition d’une culture saine et inclusive, à postuler.

Veuillez noter que seules les personnes sélectionnées seront contactées.

https://mila.quebec/fr/protection-de-la-vie-privee

About Mila

Founded by Professor Yoshua Bengio of the Université de Montréal, Mila brings together researchers specializing in artificial intelligence, and more specifically in machine learning, deep learning and reinforcement learning. Recognized worldwide for its important contributions to the field of deep learning, Mila has particularly distinguished itself in language modeling, machine translation, object recognition and generative models. Since 2017, Mila has been the fruit of a collaboration between Université de Montréal and McGill University, with close links to Polytechnique Montréal and HEC Montréal.

Mila's mission is to be a global hub of scientific advances that inspires innovation and the rise of artificial intelligence (AI) for the benefit of all.

To find out more, please visit https://mila.quebec/

THE POSITION

Under the leadership of the Team Lead, Academic Affairs, you will be responsible for the day-to-day management of student administrative files, in accordance with current policies and procedures. Your duties will involve playing a key role in supporting students throughout their academic path at Mila, as well as collaborating with Mila's administrative staff. 

You will be interacting, both orally and in writing, with a bilingual (English/French) community made up of people with diverse profiles (faculty members, students, academic and industry researchers) in a stimulating and constantly evolving environment. You must therefore be open to new things and enjoy a fulfilling day. This is a golden opportunity to be part of a growing team that offers excellent opportunities for those who know how to stand out!

Duties and Responsibilities

• Support the Academic Affairs team in validating, tracking, and entering information in the MonMila portal, an internal student file management tool (verifying information, tracking and approving onboarding and administrative change requests); 
• Provide technical support by answering general questions from the academic community, and offer technical support to users of the MonMila portal (management of the portal and the platform's technical requests); 
• Draft, revise, and update various documents (procedures, documentation for students, academic and institutional documentation, PowerPoint presentations, etc.); 
• Provide logistical support for the organization of recruitment events (managing budgets and catering orders, general logistical assistance, support for external events); 
• Support the Academic Affairs team in carrying out various administrative tasks.

Profile required

• College diploma in office systems technology, administration, or a related field; 
• A minimum of two (2) years of relevant experience; 
• Bilingual, both spoken and written (French-English); 
• Good judgment and critical thinking in handling confidential data; 
• Proven experience in managing priorities and multitasking; 
• Strong ability to work as part of a team and in a constantly changing environment; 
• Strong writing and summarization skills; 
• A methodical approach and good organizational skills; 
• Ability to work on several files simultaneously; 
• Ability to manage stress during emergencies or unexpected situations;
• Knowledge of the academic environment is a major asset; 
• Proficient with Google Suite.

Good reasons to work at Mila

• The opportunity to contribute to a unique mission with a major impact;
• Flexible working hours and the possibility of telecommuting;
• A work environment in the heart of Little Italy, in the trendy Mile-Ex district, close to public transportation;
• A team of passionate experts in their field;
• A collaborative and inclusive work environment.

We want to know you

At Mila, diversity is important to us. We value a work environment that is fair, open and respectful of differences. We encourage anyone who wants to work in an ecosystem that is constantly evolving and stimulated to contribute to the application and definition of a healthy and inclusive culture, to apply.

Please note that only selected candidates will be contacted.

https://mila.quebec/fr/protection-de-la-vie-privee