Asistente administrativo

Nombre del Puesto: Asistente administrativo

Ubicación:   Nacional

Proyecto: Equipo de Soporte

Reporta a: Oficial de Finanzas  

Departamento: Administrativo

Antecedentes de IsraAID

Fundada en 2001, IsraAID es una organización no gubernamental internacional con sede en Israel. Desde su creación, IsraAID ha trabajado en contextos de emergencia y desarrollo a largo plazo en 47 países.  IsraAID inauguró sus operaciones en Guatemala en el año 2018 como consecuencia de la erupción del volcán de Fuego en Escuintla y llega a Alta Verapaz por las tormentas ETA-IOTA. 

 En la actualidad, cuenta con 4 sectores de intervención siendo, Salud, WASH, Educación y Protección cuyo objetivo principal es mejorar el bienestar de la población local por la protección y/o mejorar su condición físicos, emocionales y escolar y estimular una mejora en calidad de vida y la protección.  

Responsabilidades Generales

Regirse a los estándares y políticas internas de IsraAID necesarios para llevar a cabo las actividades designadas, tales como el código de conducta, política de protección infantil, política de prevención del acoso laboral y sexual.     

Velar por el cumplimiento de la protección contra la explotación y abuso sexual dentro de la organización, en las relaciones con contrapartes, así como en la población beneficiaria informando de forma inmediata a las entidades correspondientes.     

Manejar de forma confidencial toda la información, procedimientos y procesos que sean propiedad de IsraAID y que se le confíen para cumplir con sus obligaciones.     

Mantener un comportamiento apropiado y profesional con todas las personas con quien se relacione al desempeñar su trabajo.    

En coordinación con la Gerente del Área, el Gerente de Programas y la directora de País, velar por el cumplimiento de la estrategia de IsraAID en Guatemala en cada uno de los proyectos.   

Propósito del Puesto

El/La responsable de Compras y Finanzas garantiza la gestión transparente y eficiente de los procesos financieros y de adquisiciones de IsraAID Guatemala. Su función es asegurar el cumplimiento de las políticas internas y la normativa legal vigente mediante el control de compras, cuentas por pagar y por cobrar, conciliaciones bancarias, caja chica, registros contables y preparación de informes financieros. Asimismo, brinda apoyo en auditorías, seguimiento de contratos y administración de presupuestos, contribuyendo a la correcta utilización de los recursos y al fortalecimiento de la rendición de cuentas de la organización.

Funciones y Responsabilidades

• Control de compras, con responsable inventario de bienes y materiales. Por medio de los mecanismos de registro el cual el oficial de compras dará seguimiento para verificar el cumplimiento del proceso.
• Recopilación de cotizaciones de acuerdo con la política y el proceso interno de adquisiciones.
• Control de caja chica.
• Apoyo a los equipos programáticos en los aspectos de compras y adquisiciones de sus actividades. Participando en las reuniones de planificación de compras para el seguimiento adecuado de las mismas.
• Mantener registros precisos y actualizados de todos los ingresos, gastos y transacciones.
• Preparar y procesar facturas, monitorear pagos pendientes y dar seguimiento a cuentas por cobrar, conciliar estados de cuenta de proveedores y procesar pagos.
• Conciliar estados de cuenta bancarios con registros internos para asegurar consistencia y exactitud.
• Monitorear, reponer y conciliar fondos de caja chica, asegurando la debida documentación y comprobantes de todas las transacciones.
• Revisar y registrar reportes de gastos del personal, garantizando el cumplimiento con las políticas internas, asignando los gastos a las líneas presupuestarias o códigos de proyecto correspondientes.
• Mantener archivos financieros organizados (físicos y/o digitales), incluyendo facturas, recibos, contratos y comprobantes de pago.
• Brindar apoyo en la preparación de reportes y resúmenes financieros para uso interno o auditorías externas. Asistir en la entrega de documentos, explicaciones y conciliaciones durante auditorías.
• Apoyar en la preparación y presentación de documentos fiscales o reportes de cumplimiento según lo requieran las leyes locales.

Calificaciones, experiencia y habilidades

• Cursando la universidad preferiblemente en área relacionada al puesto.
• Competencia para comunicarse eficazmente en distintos contextos, culturas e idiomas, lo que asegura un compromiso respetuoso, eficiente y efectivo con comunidades locales, actores clave y miembros del equipo de diversos orígenes.
  
• Competencia desarrollada en la organización y atención al detalle
• Manejo de vehículo mecánico deseable
• Dominio del idioma Inglés, deseable