Associate, Awards & Compliance/Associé·e, Subventions et conformité

The Rights and Resources Initiative (RRI) is a global coalition of over 200 organizations dedicated to advancing the forest, land, and resource rights of Indigenous Peoples, local communities, Afro-descendant Peoples, and in particular the women within these groups. RRI’s members capitalize on each other’s strengths, expertise, and geographic reach to amplify the voices of local peoples and help governments, multilateral institutions, and private sector actors to support the realization of rights.
By advancing a strategic understanding of the global threats and opportunities resulting from insecure land and resource rights, RRI also develops and promotes rights-based approaches to business and development and catalyzes effective solutions to strengthen communities’ rights, livelihoods, and sustainable resource governance.

If you are passionate about working with Indigenous Peoples, local communities, and Afro-descendant Peoples in the Global South to strengthen their rights, development, and environmental efforts, this could be the place for you. For more information, check out our current openings.

Studies show people of color, people from Indigenous and local communities, women, and LGBTQ+ persons are less likely to apply for positions unless they meet every qualification. RRI strongly encourages candidates to apply even if they don’t meet every required qualification as all applications will be accepted, reviewed, and evaluated equally. Interviews will be conducted on a rolling basis until the position is filled.

Associate, Awards & Compliance

The Awards & Compliance (A&C) Associate will support the management of grants, awards, and compliance processes within the organization. This role ensures that grant-funded programs align with donor requirements, internal policies, and regulatory frameworks. The candidate will assist in tracking grant performance, reviewing compliance documentation, and supporting internal reporting processes to maintain transparency and accountability.

Two associates will be hired: one associate will be based in Washington, DC, USA and the other in Montreal, Quebec, Canada. Applicants for Montreal should apply to this offer. To apply for the Washington, DC location, please visit: https://rights.bamboohr.com/careers/31

This is a full-time position based in Montreal, Quebec, Canada. Candidates must be legally eligible to work in Canada and located in the Montreal metro area prior to the start date.

Primary Responsibilities:

1. Procurement and Subgrant Management

• Support procurement processes within the organization, including drafting, publishing, and monitoring requests for proposals.
• Assist in reviewing subgrant, consultant, and other organizational agreements and ensuring compliance with donor regulations and organizational policies.
• Support the tracking of grant implementation progress, including financial and programmatic deliverables.
• Help maintain grants management systems and documentation for audits and internal reporting.
• Support due diligence review of new collaborators, vendors, suppliers, consultants, etc.

 2. Compliance and Risk Management

• Support the A&C team in monitoring adherence to donor policies, regulations, and internal procedures.
• Assist in conducting compliance checks and identifying risks related to grants and awards.
• Help prepare reports on compliance issues, providing recommendations for corrective action.
• Ensure proper documentation of compliance-related activities, including procurement and financial transactions.

3. Capacity Building and Training

• Help prepare documentation and guidance on compliance-related matters.
• Support training sessions for staff on donor compliance and award management policies.
• Support capacity building for subrecipients by helping prepare training and other compliance resources to support their financial management, grant compliance and reporting.
• Serve as the primary point of contact within the organization for questions about procurement and compliance, referring other teams to organizational policies or responding to questions on behalf of the A&C team.

 4. Financial and Administrative Support

• Collaborate with finance team to ensure accurate budgeting and expenditure tracking for grants, consultant contracts, or other agreements.
• Assist in reconciling contract expenditures and ensuring proper financial documentation, as needed.
• Help coordinate audits and financial reviews, preparing required documentation for auditors and donors, as requested by the finance team.

 Qualifications:

• Bachelor’s degree in international development, finance, business administration, law, or a related field is required.
• 1-2 years of experience in grants management, compliance, finance, or nonprofit administration.
• Familiarity with donor regulations is an advantage.
• Strong organizational and analytical skills, with attention to detail are required.
• Ability to work collaboratively in a fast-paced environment.
• Professional-level fluency in English is required. Proficiency in French or Spanish preferred.
• Excellent verbal and written communication skills.
• Proficiency in Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint) is required. Experience with grant management software is a plus.
• Excellent interpersonal skills; willing and able to work in a multicultural environment with sensitivity and respect for diversity.
• Able to work independently or in a team environment, collaborating with and supporting teammates.

Salary Range: $51,500 - $63,860 USD annually.

Benefits:

Rights and Resources recognizes the value of benefits to employees and their families. We take great pride in offering our dedicated and committed employees a competitive benefits package. Our comprehensive benefit programs provide you with a reliable, effective, and affordable array of choices that will meet your needs and those of your family.

• Medical, dental, and vision insurance; dependents and domestic partners eligible
  
• 100% coverage of employee premiums for the following: short-term/long-term disability insurance, life insurance, travel insurance, and the employee assistant program
• If eligible, Voluntary Retirement Savings Plan (Canada) with employer match
  
• 25+ days of PTO, in addition to paid holidays
• Flextime and teleworking options
• Tuition reimbursement up to $1,500 per year after 1 full year of employment
• Dynamic growth opportunities with merit-based promotion philosophy

Rights and Resources Group is committed to creating and maintaining a workplace in which all employees have an opportunity to participate and contribute to the success of the organization and are valued for their skills, experience, and unique perspectives.

As an Equal Opportunity Employer, RRG makes all employment-related decisions without regard to race, color, religion, sex, age, national origin, pregnancy, disability, genetic information, political affiliation or belief, gender identity or expression, sexual orientation, marital status, personal appearance, family responsibilities, matriculation or any other category protected by applicable law.

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L'Initiative des droits et des ressources (Rights and Resources Initiative, RRI) est une coalition mondiale de plus de 200 organisations qui se consacrent à la promotion des droits sur les forêts, les terres et les ressources des peuples autochtones, des peuples afro-descendants, des communautés locales et des femmes au sein de ces groupes. Les membres capitalisent sur les forces, l'expertise et la portée géographique de chacun pour trouver des solutions plus efficaces et efficientes. RRI s'appuie sur le pouvoir de sa coalition mondiale pour amplifier la voix des populations locales et engager de manière proactive les gouvernements, les institutions multilatérales et les acteurs du secteur privé à adopter des réformes institutionnelles et de marché qui soutiennent la réalisation des droits.

Si travailler avec les peuples autochtones, les communautés locales et les peuples afrodescendants pour garantir leurs droits vous passionne, ou encore travailler pour les droits des femmes et la gouvernance ou la lutte contre le changement climatique, cela pourrait être l'endroit pour vous. Pour plus d'informations sur notre travail inclusif et axé sur les objectifs, visitez www.rightsandresources.org/fr.

Des études montrent que les personnes de couleur, les membres des communautés autochtones et locales, les femmes et les personnes LGBTQ+ sont moins susceptibles de postuler à des postes s'ils ne remplissent pas toutes les conditions requises. RRI encourage vivement les candidats à postuler même s'ils ne remplissent pas toutes les conditions requises, car toutes les candidatures seront acceptées, examinées et évaluées de la même manière.

Les candidatures seront acceptées immédiatement et les entretiens seront menés de manière continue.

Associé·e, Subventions et conformité

L'associé·e chargé·e des subventions et de la conformité (Awards and Compliance, A&C) contribuera à la gestion des subventions et d’autres financements ainsi qu’aux processus de conformité au sein de l'organisation. L'associé·e veillera à ce que les programmes financés par des subventions soient conformes aux exigences des bailleurs de fonds, aux politiques internes et aux cadres réglementaires. L'associé·e participera au suivi de la performance des subventions, à l'examen de la documentation relative à la conformité et au soutien des procédures internes de compte rendu afin de maintenir la transparence et la responsabilité.

Deux associé·e·s seront recruté·e·s : une personne sera basée à Washington, DC, États-Unis et l'autre à Montréal, Québec, Canada : Répondre à cette offre pour Montréal et consulter ce lien pour Washington, DC.

Il s'agit d'un poste à temps plein basé à Montréal. Les candidat·e·s doivent être légalement autorisé·e·s à travailler au Canada et résider dans la région métropolitaine de Montréal avant la date d’entrée en fonction.

Principales responsabilités :

1. Gestion de l’approvisionnement et des subventions

• Soutenir les processus d’approvisionnement au sein de l'organisation, y compris la rédaction, la publication et le suivi des appels d'offres.
• Participer à l'examen des contrats de sous-subvention, de consultation et d'autres accords organisationnels et veiller au respect des règlements des bailleurs de fonds et des politiques de l'organisation.
• Soutenir le suivi de l'état d'avancement de la mise en œuvre de la subvention, y compris les résultats financiers et programmatiques.
• Contribuer à la maintenance des systèmes de gestion des subventions et de la documentation pour les audits et les rapports internes.
• Soutenir l'examen de diligence raisonnable des nouveaux collaborateurs, vendeurs, fournisseurs, consultants, etc.

 2. Conformité et gestion des risques

• Soutenir l'équipe A&C dans le contrôle du respect des politiques des bailleurs de fonds, des réglementations et des procédures internes.
• Aider à effectuer des contrôles de conformité et à identifier les risques liés aux subventions et aux financements.
• Contribuer à l'élaboration de rapports sur les questions de conformité, en formulant des recommandations de mesures correctives.
• Veiller à la bonne documentation des activités liées à la conformité, y compris l’approvisionnement et les transactions financières.

3. Renforcement des capacités et formation

• Contribuer à la préparation de la documentation et des orientations sur les questions de conformité.
• Soutenir les sessions de formation du personnel sur la conformité pour les bailleurs de fonds et les politiques de gestion des financements.
• Soutenir le renforcement des capacités des bénéficiaires de subventions en aidant à préparer des formations et d'autres ressources en matière de conformité pour soutenir leur gestion financière, la conformité des subventions et l'établissement de rapports.
• Servir de point de contact principal au sein de l'organisation pour les questions relatives à l'approvisionnement et à la conformité, en renvoyant d'autres équipes aux politiques de l'organisation ou en répondant aux questions au nom de l'équipe A&C.

 4. Soutien financier et administratif

• Collaborer avec l'équipe de finance afin d'assurer une budgétisation précise et un suivi des dépenses pour les subventions, les contrats de consultants ou d'autres accords.
• Aider au rapprochement des dépenses contractuelles et veiller à ce que la documentation financière soit correcte, le cas échéant.
• Aider à coordonner les audits et les examens financiers, en préparant la documentation requise pour les auditeurs et les bailleurs de fonds, à la demande de l'équipe de finance.

Qualifications :

• Diplôme de premier cycle (baccalauréat (CAN)/licence (FR)) en développement international, en finance, en administration des affaires, en droit ou dans un domaine connexe, est requis.
• 1 à 2 ans d'expérience dans la gestion des subventions, la conformité, la finance ou l'administration d'organisations à but non lucratif.
• Une bonne connaissance de la réglementation relative aux bailleurs de fonds est un atout.
• Solides compétences organisationnelles et analytiques, avec un grand souci du détail, sont requises
• Capacité à travailler en collaboration dans un environnement en évolution rapide.
• La maîtrise de l'anglais au niveau professionnel est requise. La maîtrise du français ou de l'espagnol est préférable.
• Excellentes aptitudes à la communication verbale et écrite.
• La maîtrise de Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint) est requise. Une expérience des logiciels de gestion des subventions est un plus.
• Excellentes compétences interpersonnelles; volonté et capacité à travailler dans un environnement multiculturel avec sensibilité et respect de la diversité.
• Capable de travailler de manière indépendante ou en équipe, de collaborer avec les autres membres de l'équipe et de les soutenir.

Salaire : $51,500 - $63,860 CAD par an.

Avantages sociaux :

Le Groupe des droits et ressources reconnaît la valeur des avantages sociaux pour nos employés et leurs familles. Nous sommes très fiers de proposer à nos employés dévoués et engagés un ensemble d’avantages sociaux compétitif. Notre régime d’avantages sociaux exhaustif vous offre un éventail de choix fiables, efficaces, et abordables qui répondent à vos besoins et à ceux de votre famille.

• Assurance-maladie complémentaire, assurance dentaire ; avec éligibilité du/de la conjoint(e) ou partenaire et des enfants
• 100% prise en charge des primes suivantes : assurance invalidité de courte et de longue durée, assurance vie, assurance voyage et programme d'aide au personnel
• Régime volontaire d'épargne-retraite avec contrepartie de l'employeur pour les employés admissibles
• 25 jours de congés payés par an, en plus des jours fériés
• Options pour des horaires de travail flexibles et le télétravail
• Remboursement des frais de scolarité jusqu'à $1500 par an après une année complète d'emploi
• Opportunités de croissance dynamique avec une philosophie de promotion basée sur le mérite
  

Le Groupe des droits et ressources (RRG) s'engage à créer et à maintenir un lieu de travail dans lequel tous les employés ont la possibilité de participer et de contribuer au succès de l'organisation et sont appréciés pour leurs compétences, leurs expériences et leurs perspectives uniques.

En tant qu’employeur offrant l'égalité professionnelle, RRG prend toutes les décisions liées à l'emploi sans égard à la race, la couleur, la religion, le sexe, l'âge, l'origine nationale, la grossesse, le handicap, les informations génétiques, l'appartenance ou les convictions politiques, l'identité ou l'expression de genre, l'orientation sexuelle, l’état matrimonial, l’apparence personnelle, les responsabilités familiales, l’inscription universitaire, ou toute autre catégorie protégée par la loi applicable.