Consultoría funcional (Dynamics 365)

TÉRMINOS DE REFERENCIA (TDR)

Proveedor de servicios por producto

Servicio a contratar: Consultoría funcional para la configuración del módulo completo de rendición de gastos en el ERP Dynamics 365 Finance and Operations / Project Operations.

Ubicación:
Remoto / Paraguay

Duración del contrato: 4 meses

Honorarios: a definir junto con la propuesta técnico-comercial.

Modalidad de Vinculación: Prestación de servicios (proveedor), basada en entregables

Modalidad de dedicación: Remota, con dedicación definida en función de los entregables acordados.

Unidad operativa contratante y responsable del servicio: Gerencia de IT

Acerca de Fundación Avina

Con sus raíces en América Latina, Fundación Avina es una fundación global que conecta, orienta y moviliza recursos (financieros y no financieros) para promover esfuerzos colaborativos, diseñados para abordar los desequilibrios del sistema que afectan a las personas más vulnerables en el Sur global. Nuestra visión es un mundo sostenible, próspero, democrático y justo inspirado en su diversidad. Para ello, promovemos impacto colaborativo, enfocándonos en estos tres pilares interconectados del desarrollo sostenible: 1) Acción Climática; 2) Economía Justa y Regenerativa; 3) Innovación Democrática.

Objetivo de la consultoría:

Configurar e implementar de manera integral el módulo de rendición de gastos en el ERP Dynamics 365 Finance and Operations, incluyendo su aplicación móvil y los agentes de IA para la gestión de gastos, dentro del ambiente actualmente operativo de la Fundación.

La consultoría busca integrar el proceso de rendición de gastos de viajes al sistema contable, superando la fragmentación existente derivada del uso de un sistema externo que no se integra con el ERP y que genera complejidad operativa.

La configuración deberá realizarse para seis (6) compañías que operan en diferentes países y monedas locales, asegurando la correcta alineación con los módulos ya activos de contabilidad, presupuesto, recursos humanos, gestión de efectivo, clientes y proveedores. El alcance de la consultoría no contempla la migración de información histórica desde el sistema anterior.

Actividades a cargo del/de la proveedor/a:

• Planificar y diseñar la configuración del módulo de gestión de gastos con el equipo interno de Avina
  

oAcordar configuraciones generales

oDefinir directivas y reglas de gastos en base a nuestras políticas de gastos de viajes

oDefinición de categorías de gastos

oMapeo de categorías de gastos a cuentas contables

oProcesos de aprobaciones de reportes de gastos, configurar diferentes niveles de aprobación de acuerdo con la persona responsable, al área a la que pertenece, gerente, administrador y finalmente a la persona designada del departamento de finanzas

oProceso de posteo de transacciones de reportes aprobados en la contabilidad

• Configurar directivas de gastos
  
• Configurar flujos de trabajo para la administración de gastos
  
• Configurar la importación de tipos de cambio de “OANDA Central Banks”
  
• Configurar la gestión de gastos
  

oGastos de empresas vinculadas

oDietas

oDiarios y cuentas de gestión de gastos

oMétodos de pago

oCategorías de gastos compartidas

oPolíticas de gastos

• Configurar los parámetros de administración de gastos
  

oTarifa de kilometraje

oPropósito del gasto

oPre-autorización de viajes

oNombre de diario

oRegistro de adelantados

oDietas por proyecto

• Configurar la integración de tarjetas de crédito
  

oImportación de transacciones de tarjeta de crédito corporativa

oAlmacenamiento de números de tarjeta de crédito

• Configurar categorías de gastos
  
• Configurar la delegación de gastos para crear y administrar los informes de gastos de otro empleado
  
• Configurar e instalar la App móvil para las rendiciones de gastos
• Configurar e instalar el Agente de gastos IA
  
• Configurar el sistema para permitir la captura de datos para la cancelación de carbono neutral para algunos tipos de gastos como viajes y hoteles.
  
• Generación de reporte en PowerBI para extraer los datos de carbono neutral de los reportes de gastos.
• Configurar la seguridad del sistema para los integrantes, los aprobadores y los responsables de revisión de gastos
  

Entregables

A los efectos de este TDR, se consideran entregables los productos concretos que evidencian el avance y cumplimiento de la prestación del servicio.

• Plan de trabajo con fechas esperadas
  
• Documentos funcionales con el plan de las configuraciones a elaborarse
  
• Configuración completa del módulo de rendiciones de gastos en nuestro ambiente ERP pre-productivo.
  
• Ayuda al equipo durante el proceso de pruebas UAT y hacer los ajustes necesarios en base a las pruebas
  
• Pasaje de la solución completa junto con las configuraciones comprobadas en nuestro ambiente pre-productivo a nuestro ambiente productivo.
• Documentación final detallando las configuraciones completadas
  
• Capacitación de usuarios del equipo de finanzas y algunos usuarios finales claves en el uso del sistema de rendiciones
  
• Ayuda post-launch en caso de ser necesario algún ajuste o arreglo a los requerimientos originales
• El consultor seleccionado ofrecerá una garantía de 90 días después del lanzamiento del sistema en productivo en caso de algún error que se debe a las configuraciones hechas por el consultor
  

Aprobación:

El Plan de Trabajo deberá ser aprobado por el área responsable de Fundación Avina y será la referencia operativa de la prestación.

Condiciones de pago:
Los pagos se realizarán contra:

• Entrega y aprobación formal de los entregables correspondientes.

• Presentación del informe asociado.

• Presentación de la factura o documento fiscal válido, conforme a los procedimientos administrativos vigentes.

Criterios de selección del/de la proveedor/a

• Se busca un (a) consultor (a) con un enfoque multidisciplinario, capaz de combinar conocimientos técnicos de consultoría funcional con una comprensión profunda de los procesos organizacionales. Además, debe contar con habilidades de comunicación efectiva, gestión del cambio y capacidad de adaptación; así como disposición para trabajo con equipos multidisciplinarios en diferentes países.

• El idioma principal de comunicación con el equipo seria español.

Competencias requeridas

El/la consultor/a seleccionada deberá contar con:

• Conocimiento práctico como consultor funcional y experiencia con la configuración del módulo de rendición de gastos en el ERP Dynamics 365 Finance and Operations y la integración entre ambos módulos. Experiencia con la generación de reportes de PowerBI para consultar datos de Dynamics.
  
  

Propiedad intelectual y confidencialidad

Todos los productos desarrollados serán propiedad exclusiva de Fundación Avina. El/la proveedor/a se compromete a resguardar la confidencialidad de la información y a cumplir con la normativa vigente en protección de datos.